Theo quan điểm của người Nhật, kiểm soát được lãng phí chính là cách cải tiến hiệu quả nhất. Trong doanh nghiệp, lãng phí lớn nhất chính là hao mòn tài sản do sử dụng không đúng cách, không bảo trì hay thậm chí là tài sản bị mất cắp. Vậy làm cách nào để quản lý tài sản doanh nghiệp hiệu quả hơn? Câu trả lời chính là công nghệ RFID.

Công nghệ RFID giúp hỗ trợ quản lý tài sản doanh nghiệp hiệu quả

Lý do cần phải ứng dụng RFID vào quản lý tài sản

Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm máy móc, vật tư, sản phẩm, thiết bị,… hay thậm chí là phương tiện vận tải. Quản lý những tài sản này không hề dễ dàng và đòi hỏi tiêu hao nhiều thời gian lẫn nguồn lực để có thể kiểm soát chúng.

Nếu chỉ quản lý số lượng ít tài sản thì vẫn phương pháp thủ công vẫn còn hiệu quả. Tuy nhiên, vấn đề xảy ra khi doanh nghiệp phát triển lớn lên và có nhiều tài sản cần quản lý. Lúc này, doanh nghiệp sẽ cần nhiều lao động hơn để làm việc này, vừa gây lãng phí nguồn lực, vừa kém hiệu quả.

Số lượng tài sản càng nhiều thì việc quản lý càng khó khăn

Giải pháp cho vấn đề trên chính là sử dụng hệ thống tự động hóa mà nổi bật nhất hiện nay chính là giải pháp quản lý tài sản bằng RFID. Với khả năng thu thập số lượng lớn dữ liệu tự động, giải pháp này đã chứng minh hiệu quả trong việc giảm thiểu số lượng nhân lực cần thiết lẫn lỗi xuất hiện trong quá trình kiểm kê tài sản. Không những thế, sự tiện lợi còn được nhân lên gấp bội khi công nghệ RFID có thể được tích hợp trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau. Điều này đã mang đến cho doanh nghiệp nhiều phương án hơn trong việc quản lý tài sản của mình.

Giải pháp quản lý tài sản bằng công nghệ RFID

 Đây là công nghệ đã xuất hiện khá lâu trên thế giới nhưng vẫn còn khá mới ở Việt Nam. Có thể hiểu nôm na RFID là sử dụng sóng vô tuyến để định danh và gắn thẻ tài sản, từ đó hỗ trợ việc phân loại, quản lý, kiểm kê và tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng, chính xác.

Công nghệ RFID có nền tảng là các thẻ định danh bằng sóng vô tuyến

Nguyên lý hoạt động của hệ thống RFID

Khi ứng dụng RFID, mỗi tài sản sẽ được gắn thẻ hoặc dán tem định danh bằng sóng điện từ. Bằng cách quét hàng loạt những thẻ định danh này, dữ liệu sẽ được thu thập và xử lý một cách nhanh chóng.

Những thông tin liên quan đến tài sản bao gồm: loại tài sản, vị trí, chỉ số, trạng thái và các thông tin khác. Tất cả những thông tin này sẽ được đầu đọc RFID thu thập mà không cần nhân sự kiểm kê chi tiết từng loại tài sản một. Thông tin này được truyền qua mạng và được lưu trữ trong server riêng. Thông quan phần mềm chuyên dụng, bạn có thể thực hiện những việc như cập nhật hàng tồn kho, tạo phiếu xuất khi, định vị tài sản,… cũng như là kích hoạt cảnh báo khi cần thiết.

Thông tin định danh được thu thập bằng thiết bị đọc RFID

Thành phần của hệ thống RFID

Để thực hiện những điều trên, một hệ thống RFID hoàn chảnh sẽ bao gồm những thành phần sau:

• Thẻ RFID: Loại tem hoặc thẻ cứng mã hóa dữ liệu định danh của tài sản bằng sóng vô tuyế
• Đầu đọc RFID: Thiết bị cố định hoặc cầm tay có thể nhận tín hiệu phản hồi hàng loạt từ thẻ RFID gắn trên tài sả
• Máy chủ: Nơi lưu trữ cơ sở dữ liệu những thông tin liên quan đến tài sả
• Phần mềm chuyên dụng: Công nghệ điện toán đám mây cho phép truy cập, trích xuất và xử lý dữ liệu RFID trực tuyế có thể tích hợp phần mềm này với những hệ thống sẵn có của khách hàng như CRM, SCM hay ERP.

Những chức năng chính của phần mềm RFID

Phần mềm RFID là một phần quan trọng của giải pháp. Về cơ bản thì phần mềm sẽ có những chức năng sau:

• Bảng điều khiển: Nơi hiển thị thông tin tổng quan về tình trạng quản lý và sử dụng tài sả
• Mục quản lý tài sản: Công cụ để kiểm tra nhanh tình trạng và vị trí tài sả
• Mục kiểm kê. Chức năng thống kê hoạt động nhập – xuất tài sản có thể tùy biến theo nhu cầu cụ thể của khách hà
• Chức năng tra cứu: Công cụ để tra cứu nhanh thông tin liên quan đến tài sả
• Chức năng quản trị: Bao gồm nhiều chức năng nhỉ như quản trị tài khoản, phân quần, quản lý các chức năng, quản lý chung và cấu hình hệ thống RFID.